He llevado cursos de gestión del tiempo, he hecho las tareas, pero el día siempre me queda corto y termino quedándome hasta tarde. Ya no quiero llevarme trabajo a casa o venir los sábados para terminar. ¿Qué hago?

Puedes haber llevado los cursos, pero ¿estás aplicando las técnicas aprendidas? De ser así, conversa con tu jefe para establecer prioridades ya que podrías estar con más carga de la que puedes manejar.

Antes de la reunión, pregúntate: 1) ¿Qué obstáculos impiden que termines tu trabajo a una hora razonable—quizá problemas de procesos, gente, reuniones o interrupciones?; 2) ¿Estás delegando o asumiendo tareas que corresponden a otros?; o 3) ¿Puedes decir “no”?

En cuanto a establecer prioridades, te puede ayudar la matríz de gestión del tiempo que se detalla en el video a continuación, donde la sugerencia es dedicarse a las cosas que son “importantes” y “no son urgentes”, ya que normalmente se hacen las “importantes” y “urgentes.” Limita el tiempo dedicado a las actividades “engañosas” que te roban el tiempo, aquellas que están en la parte inferior de la matriz y probablemente incluyen  emails o reuniones donde no tienes que estar presente.

El gurú de gestión, Peter Drucker, sugería hacer tu lista de prioridades y completar las 3 primeras. Una vez realizadas las tareas, recomendaba hacer una nueva lista y completar las 3 primeras prioridades, ya que las de la antigua lista podrían haber variado.

Otro consejo sabio es conocerte y determinar en qué momento del día eres más productivo. Vaya ser que te estás quedando porque sueles trabajar mejor de noche y sea factible negociar horarios.

Si te es posible, toma una siesta para despertarte y re-energizarte. Según los expertos citados en un artículo del New York Times, a más largas las siestas (de 60 a 90 minutos)–mejores los resultados, aunque se evidencian mejoras en las reacciones a partir de los 20 minutos. Por otro lado, se ha comprobado que trabajar por periodos de 90 minutos mejora la productividad. Si es necesario, desplázate o enciérrate en un lugar donde no te interrumpan.

Si te sientes desbordado, es necesario organizarte. En el video a continuación, el consultor, Brian Tracy, comenta que “se pierde 30% del tiempo, buscando cosas perdidas” y comparte 6 herramientas para mejorar tu productividad, incluyendo la planificación, preparación y la organización.

Dos libros de gestión de tiempo que te pueden ayudar son: “Getting Things Done” de David Allen basado su teoría de las “4 Ds: Do it, Delegate it, Defer it, Drop It” o el de Tim Ferris “The 4 Hour Week”, donde comparte el modelo al cual llegó luego de reestructurar su trabajo, eliminar distracciones y automatizarlo.

Si el problema es no ser asertivo y no poder decir “no”, puedes leer “El Poder de Un NO Positivo,” de William Ury.

Finalmente, para cerrar, un práctico empresario compartió su secreto: “Antes de hacer algo, hazte dos preguntas: 1) ¿Lo que voy a hacer, agrega valor? 2) ¿Lo puede hacer otro, más rápido y mejor? Entonces lo haces, lo delegas o lo eliminas de tu lista.”

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Artículo originalmente publicado en www.semanaeconomica.com