Todo el día me la paso en reuniones. A veces tengo 4 diarias y ello impide que pueda avanzar con todo lo que tengo que hacer. Termino estresándome y siento que descuido a mi equipo quien se queja que no me ve nunca.  Puedo controlar mis reuniones pero no las del resto de la organización. ¿Cómo hago?

 A no ser que seas que seas un ejecutivo de muy alto nivel, o el gerente general, quien de acuerdo a algunos estudios, pasa un tercio de su tiempo en reuniones y solo diez por ciento trabajando solo, tienes razón de preocuparte.

“Reunionitis” es el mal del mundo moderno y fruto de innumerables horas de improductividad. Lo peor es que, según Brian Nielson, Vicepresidente de AtTask, empresa de soluciones de gestión, la gran mayoría suele estar distraída en las reuniones, avanzando con otras cosas.

Según comenta en un reciente artículo de Fast Company, “Setenta y cuatro por ciento de los colaboradores hace otro tipo de trabajo durante las reuniones y cincuenta por ciento las considera una pérdida de tiempo”.

En todo caso, quizá tengas que ver esta situación como una oportunidad para marcar la diferencia. Podrías ofrecerte para asumir el liderazgo de un proyecto piloto para hacer reuniones más efectivas en la organización, empezando con tu área.

Tabula las horas hombre, costéalas y haz tu caso para asumir este proyecto. Te dará visibilidad, probablemente será un gran aporte y todos te lo agradecerán si logras reducir las horas dedicadas a reuniones y éstas se traducen a trabajo productivo.

Te puede ayudar inspirarte en las sugerencias del gurú de gestión, Peter Drucker, para hacer reuniones más efectivas: 1) identificar el tipo de reunión y el objetivo final:  tomar una decisión, informar, etcétera; 2) invitar a  las personas clave y participar a los otros, quienes puedan querer estar informados, de la reunión por si desean asistir; 3) resumir los acuerdos por escrito (con copia a quienes fueron invitados de manera voluntaria y no asistieron) y hacer seguimiento.

Sigue sus lineamientos sobre cómo conducir los 6 tipos de reuniones más frecuentes, según su libro, El Ejecutivo Efectivo:

1. Para preparar un anuncio. El borrador del anuncio debe estar listo antes, para ser revisado en la reunión.
2. Para hacer un anuncio. Solo se hace el anuncio y se discute, de ser necesario.
3. Donde una persona informa al equipo. Solo se discute el informe.
4. Donde varios informan al equipo. No hay discusión, solo se informa brevemente (15 mins.) y se hacen preguntas aclaratorias.
5. Donde se informa al gerente que pide la reunión. El gerente solo escucha, hace preguntas, resume y cierra.
6. Donde el único propósito es que el ejecutivo que convoca la reunión tenga a todo su equipo presente. Estas tienden a ser ineficientes.

También puedes evaluar la posibilidad de promover reuniones más cortas, según Nicole Steinbok, cuyo video de “reuniones de 22 minutos” comparto a continuación.

 

Para cerrar, Nielson sugiere algunos buenos tips: “pregúntate si la reunión es necesaria o si hay una manera más rápida de hacerle llegar la información a las personas. Si ésta es necesaria, define el propósito de antemano para darle la oportunidad a los participantes a prepararse”.  También pregúntate si debes estar presente en todas las reuniones y evaluar si es posible delegar tu presencia en algunos colaboradores, dándoles experiencia y exposición.

Debes tener paciencia, es difícil cambiar toda una cultura organizacional, pero si tu piloto sale bien, será más fácil reaplicarlo si comprometes al líder de la organización a quien le interesará todo lo que pueda representar ahorros, eficiencias e impacto positivo en los resultados finales.

Esto asume que el exceso de reuniones no representa un tema más grave en la estructura organizacional o en los procesos que de por sí implican otro tipo de análisis.

Twitter:  @PatriciaCanepa
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 Artículo originalmente publicado en www.semanaeconomica.com / 21 de Febrero 2014