Empezaría con una buena preparación, ideas claras y foco en lo importante.  Los ejecutivos más destacados tienen claridad de ideas, dicen más con menos.

Podrías inspirarte en los legendarios memorandums de Procter & Gamble, conocidos como los “one page memos”, que te obligan a sintetizar todo lo que tengas que decir en una página: la idea vendedora, los antecedentes o contexto, los detalles de tu recomendación, beneficios y siguientes pasos.

Hay quienes dicen que si no puedes apuntar tu idea principal al dorso de una tarjeta de presentación, entonces no estás listo para presentarla. Como diría Yoda, “practicar debes.”

Poner tu planteamiento por escrito en una página es una buena práctica que puede servirte como borrador para prepararte en el arte de vender tus ideas. Trata de tenerlo presente para cuando tengas que exponer. Además:

1. Especifica qué tipo de reunión es. “Estamos juntos para revisar los estimados de ventas”, “hoy nos toca decidir si procedemos con la ampliación de la planta” o “queremos informar sobre los avances del proyecto.” Cada reunión debe tener un propósito claro, señálalo al empezar.

2. Pon la situación en contexto. Dedícale unos minutos a hablar de los antecedentes que son importantes para poder tomar decisiones. También comenta quién sabe del asunto, está informado o de acuerdo, de ser el caso.

3. Enfócate en lo importante. No te distraigas con información de apoyo. Tenla a la mano, pero no la muestres a no ser que sea necesario. Si quieren más información la pedirán, pierde cuidado.

4. Habla en sencillo. Tu presentación debe ser entendida por un niño. No uses palabras rebuscadas ni complejas, evita las palabras cliché que algunos no entenderán. Recurre a imagines de ser necesario, resume conceptos complejos o usa un “cuento” para explicar ideas difíciles y le estarás haciendo un favor a todos.

5. Usa citas para reforzar ideas.

6. No pierdas el control. Antes de la reunión, identifica quien podría hacerte “pisar el palito” y prepara respuestas. “Buen punto José, esto es lo que hemos pensando hacer…”.

7. Habla último. Luego de exponer, escucha. Contesta preguntas. No uses el tiempo para defenderte, escucha para entender por dónde van las preocupaciones y cómo pueden resolverse. “La mente inteligente busca soluciones en vez de errores.”

8. Mantén el foco. Es fácil distraerte cuando se ponen sobre la mesa temas que son importantes pero que son materia de otra reunión. Mantén el foco agradeciendo este tipo de comentarios y apuntándolos en una hoja aparte, para revisión posterior.

9. Pregunta. Las personas seguras de sí mismas preguntan si no entienden. Si alguien va muy rápido, no dudes en pedirle que repita lo dicho. Si lo haces, ayudarás a quienes tienen la misma pregunta pero no se atreven a hacerla.

10. Agradece aportes y sugerencias. La inteligencia no es sólo racional, muestra inteligencia emocional poniéndote en el lugar de otros, escuchando, aceptando y valorando los aportes.

Puedes complementar estas sugerencias con las de Sarah Cooper, exgerente de Google convertida en comediante, quien pasó mucho tiempo observando comportamientos en las reuniones de trabajo y las plasmó en una sátira de 100 trucos para parecer inteligente en reuniones.

Aquí van diez de ellos:

1. Dibuja un diagrama para explicar algo.

2. Traduce los porcentajes. Si dicen “25% respondió”, conviértelo a: “1 de 4 personas.”

3. Invita a todos a dar un paso atrás.

4. Asienta la cabeza continuamente mientras tomas notas diligentemente.

5. Repite lo que acaban de decir, lentamente. “Permíteme repetir…”

6. Pregunta “¿es escalable?” En otras palabras: ¿si funciona, se puede ampliar?

7. Camina por la sala mientras piensas.

8. Pídele al presentador que retroceda una lámina.

9. Discúlpate para tomar una llamada.

Finalmente, puedes seguir los consejos de Melissa Maxwell en su artículo “6 maneras para mostrar lo inteligente que eres en reuniones”, que incluye asumir tus errores, hacer una lista de siguientes pasos o preguntar cuál es el tema de fondo, entre otros.  

Artículo originalmente publicado en www.semanaeconomica.com