¿Cómo hago para retener la atención de los asistentes o el nivel de participación que esperaba en las reuniones que dirijo?

Uno de los males del mundo moderno organizacional es la cantidad de reuniones, muchas ineficientes, y por ende, costosas para la organización. No sólo por el costo de oportunidad relacionado a otros proyectos, sino porque al tener el día agendado en una reunión tras otra, a muchos gerentes no les alcanza el tiempo para estar más cerca de su gente, entendiéndolos, desarrollando su potencial, haciéndoles coaching, entre otros, que es tarea primordial de cualquier líder.

Los costos relacionados a este tipo de reuniones pueden sorprender. Tomemos, por ejemplo, a un jefe que le encanta reunir a todo su equipo semanalmente por un período de dos horas. Hay cinco personas que asisten básicamente para informarse y terminan conectadas a su smartphone porque se aburren.

Asumamos que estas personas ganan un promedio de US$2,500 al mes y trabajan 40 horas. 5 personas por 2 horas de reunión por 52 semanas sería aproximadamente US$8,000 que se ‘pierden’ por reunión entre quienes podrían informarse a través de un resumen escrito, sin contar con el costo de oportunidad de su trabajo en proyectos que agregan valor. A veces decimos a nuestros colaboradores que no hay presupuesto para aumentar los sueldos. ¿Será que no estamos haciendo bien nuestra tarea de gestor?

El mejor consejo que te puedo dar es del sabio Peter Drucker: asegúrate de que sabes por qué estás convocando la reunión y si estás invitando a quien realmente debe estar en la reunión. Puedes leer los detalles en mi artículo sobre ‘reunionitis‘.

Siempre te vas a encontrar con personas que no participan activamente en la reunión.  Es tu rol, como líder, asegurarte de que todos participan.  Pregúntales su opinión o pídeles una sugerencia. Celebra cualquier aporte porque hay personas más introvertidas con opiniones valiosas a quienes les puede costar mucho más participar.

Preocúpate por ordenar las sillas de acuerdo al tipo de reunión. Según un antiguo artículo de Manager’s Intelligence Report, que citaba a Boardroom Reports, puedes maximizar la efectividad de tus reuniones si te preocupas de ordenar los asientos de acuerdo a la situación.

Por ejemplo, para reuniones en las que el objetivo es hacer una lluvia de ideas, sugieren el esquema en U o formar un cuadrado. Un semicírculo funciona mejor para reuniones en las que deben estar todos concentrados y enfocados en un problema; y, de acuerdo con los expertos, lo mejor para exponer ideas o información en general es el esquema clásico de sillas tipo salón.

Finalmente haría lo que hacen muchas organizaciones: poner una canasta donde se depositan los celulares apagados al ingresar a la sala de reuniones. 

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Fuente: www.managementjournal.net

Artículo originalmente publicado en www.semanaeconomica.com