He establecido una política de puertas abiertas en la oficina porque sinceramente creo en ello. Sin embargo, cuando estoy en medio de algo y quieren hablar conmigo, me siento presionado a interrumpir lo que estoy haciendo para ser fiel a lo ofrecido. ¿Cómo conciliar las dos cosas?

Ante todo, felicitaciones por la iniciativa que transmite un mensaje de interés y de confianza hacia tus colaboradores y puede contribuir a mejorar el clima laboral.

Como todo en la vida, tiene que haber ciertos límites para que puedas cumplir con lo ofrecido y seguir creando valor.

Una política de puertas abiertas no quiere decir que estés disponible en todo momento, ni sentirte mal si no lo estás, especialmente si tienes un alto cargo directivo, como lo señala el video a continuación.

Empieza por definir claramente lo que quiere decir para ti (o la empresa) una política de “puertas abiertas”.

Si quiere decir “flexibilidad en la comunicación” o “comunicación abierta”, ésta puede llevarse a cabo presencialmente o a través de una llamada, un email o un chat, que igual te permitirán escuchar ideas, planteamientos, problemas con posibles soluciones, etc.

Marca un espacio para esto -todas las tardes de tal a tal hora, o los viernes por la tarde, por ejemplo. Alternativamente, puedes circular por cada piso de la oficina y ser tú quien propicie la conversación. Un desayuno con diversos grupos una vez a la semana también puede ser efectivo, o un almuerzo con algún colaborador. Un gerente general que conozco tiene un chat donde atiende inquietudes de los colaboradores a nivel nacional. Lo importante es propiciar un espacio de acercamiento.

En los casos de intervenciones presenciales, puede ayudarte el establecer un límite mental de tiempo, que podría estar entre los 15 o 20 minutos por intervención, para guiar la conversación en tres partes y ser más productivo:  1) unos minutos de conversación informal, 2) espacio para escuchar el planteamiento y hacer preguntas, y 3) unos minutos para definir siguientes pasos y agradecer.

Sobre todo al inicio, prepárate para manejar asertivamente las interrupciones cuando estés en medio de algo, pero asegúrate de restablecer contacto dentro de las próximas 24 horas, de ser posible:

“…Quisiera escucharte con la atención que mereces, pero en estos momentos estoy en medio de algo.  Si no es urgente, ¿te parece si nos juntamos por la tarde o mañana a más tardar?…”

Conversa con tu asistente personal para que tenga en claro la importancia de su rol en apoyar (y no impedir) que la política funcione.

Aprovecha el inicio de una siguiente reunión con tu equipo y tómate unos minutos para explicar tus expectativas, escuchar las del grupo y llegar a un acuerdo sobre cómo debe funcionar esta política para que todos ganen.

Como todo en la vida, para que funcione, plantéate objetivos. Por ejemplo, si quieres conversar con dos o tres colaboradores o colegas cada semana y no sucede, propícialo tú. Designa un espacio en tu agenda, es clave para llevarlo a cabo.

Artículo originalmente publicado en www.semanaeconomica.com